Zentraler Rechnungseingang


Wichtiger Hinweis für Eingangsrechnungen bei ThüringenForst


Einheitliche Rechnungsanschrift: Für alle Rechnungsdokumente, die an die Landesforstanstalt gerichtet werden, gilt folgende einheitliche Rechnungsanschrift

ThüringenForst AöR
Zentraler Rechnungseingang
<Dienststelle/Forstamt>
Hallesche Straße 20
99085 Erfurt

Bitte versenden Sie als Rechnungssteller in Ihrem eigenen Interesse für eine zügige Bearbeitung Rechnungsdokumente ausschließlich an die vorstehend genannte Rechnungsanschrift. Unsere Dienststellen sind angehalten, keine Eingangsrechnungen mehr anzunehmen, da sie dort nicht weiterverarbeitet werden können. Für alle anderen Dokumente bzw. Korrespondenz nutzen Sie bitte weiterhin die bekannten Anschriften.

Zuordnung zu einer Organisationseinheit: Den Platzhalter <dienststelle> in der Rechnungsanschrift ersetzen Sie bitte durch die Amtsbezeichnung aus unserer Übersicht über die Organisationseinheiten Dieser Platzhalter dient dazu, Ihre Rechnung der entsprechenden Organisationseinheit zuzuordnen, welche die Leistung empfangen hat und auch prüft. Zur automatisierten Erkennung der Lieferanten trägt auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei. Sofern vorhanden, vermerken Sie diese bitte ebenfalls auf Ihrer Rechnung.


Anforderungen

Gesetzliche Anforderungen: Bitte beachten Sie die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung lt. §14 UStG. Sollten diese Pflichtangaben bei Eingangsrechnungen fehlen, weisen wir darauf hin, dass unvollständige oder fehlerhafte Pflichtangaben in letzter Konsequenz dazu führen, dass die fehlerhafte Eingangsrechnung ohne weitere Bearbeitung zum Leistungserbringer mit der Bitte um Korrektur zurückgesendet wird.

Inhaltliche Anforderungen: Die Rechnungen müssen ebenfalls einen Bezug zum Auftrag enthalten. Bitte geben Sie für eine beschleunigte Zuordnung die Auftrags- oder Vertragsnummer, Lieferschein-Nr., den Namen des Bestellers oder Ansprechpartners und/oder ein sonstiges mit der Dienststelle vereinbartes Merkmal im Rechnungstext an.


elektronische Rechnung

Für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungsdokumenten haben wir ebenfalls eine einheitliche E-Mail-Adresse eingerichtet. Wir akzeptieren elektronische Rechnungen, sofern diese nachstehende Bedingungen erfüllen. Bitte senden Sie elektronische Rechnungen an rechnung(at)forst.thueringen.de und beachten Sie dabei folgendes:

  • die Rechnung muss zwingend PDF-Format haben
  • nur eine Rechnung pro E-Mail
  • die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten
  • eventuelle Rechnungsanlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail als eigene PDF-Datei mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen übersandt werden
  • keine postalische Nachsendung des Originals

Ansprechpartner & Datenschutz

Ansprechpartner: Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Kreditorenbuchhaltung im Sachgebiet Finanz- und Betriebswirtschaft: Frau Müller oder Frau Sacher
Hinweis zum Datenschutz: Mit dem Verarbeiten Ihrer Rechnung erheben und speichern wir personenbezogene Daten. Diese werden nur für diesen Zweck verarbeitet und nach dem Wegfall gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Sollten Sie Fragen zum Thema Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz(at)forst.thueringen.de oder postalisch an oben benannte Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutz“.


Leitweg ID

ThüringenForst AöR wurde durch das Thüringer Finanzministerium eine Leitweg ID zugeordnet. Diese Leitweg-ID wird benötigt um elektronische Rechnungen zu empfangen. Leitweg-ID: 16505100-0001-86
Für die Thüringer Landesbehörden, die teilnehmenden Kommunen und Landkreise des Freistaats Thüringen wird eine zentrale Rechnungseingangsplattform genutzt. Die zentrale Rechnungseingangsplattform wird seit dem 27.11.2019 bereitgestellt, die über die URL https://verwaltung.thueringen.de/web/guest/unternehmen erreicht werden kann. Weiterhin ist ein Direktaufruf über die URL https://xrechnung-bdr.de möglich. Über die zentrale Rechnungseingangsplattform können Auftragnehmer ihre elektronischen Rechnungen erfassen oder bereits erstellte elektronische Rechnungen hochladen. Die elektronischen Rechnungen werden nach dem erfolgreichen Erfassen/Hochladen als eingereicht und damit als dem Empfänger zugestellt angesehen. Weitere Informationen finden Sie auch unter: https://finanzen.thueringen.de/themen/egovernment/projekte/e-rechnung/


Central invoice receipt


Consistent billing address: All invoice documents that are addressed to the state forestry institution must use the following consistent billing address:

ThüringenForst AöR
Zentraler Rechnungseingang

<Dienststelle/Forstamt>
Hallesche Straße 20
99085 Erfurt

As a biller, please send your invoice documents as early as possible to the mentioned billing address in order to allow a rapid processing. Our offices are advised to not accept any invoices as it is not possible to process them further on site. For all other documents and / or correspondence, it is of course still possible to use the known addresses. 

Assignment to an organizational unit: Please replace the placeholder <Dienststelle/Forstamt> in the billing address with the professional designation you can see at our list of organisation units This placeholder is supposed to assign the invoice to the according organizational unit that received the service and therefore checks the invoice accordingly.  The VAT identification number allows an automated identification of the supplier. If this number exists, please note it on the invoice.


Legal requirements

Please be aware of the legal requirements of an invoice according to §14 UStG. In case mandatory details are missing on any incoming invoice, it may happen that the wrong invoice will be send back for corrections without any further processing.


Content requirements

All invoices must contain a reference to the corresponding order. To enable a rapid assignment, please include the order or contract number, the delivery note number, the name of the buyer or contact person and / or any other characteristic, agreed with the office, within the invoice text.


Electronic invoice

We have also created a standard e-mail address for processing electronic invoice documents. We do accept electronic invoices if they meet the following requirements. Please send your electronic invoices to:rechnung(at)forst.thueringen.de  Please note:

  • the invoice must be in PDF format
  • only one invoice per mail
  • the invoice should have the addition „invoice“ in the filename  
  • in case of any invoice attachments, please send them in the same mail but as a separate PDF file and with the addition „attachment“ in the filename
  • no forwarding of the original document by post

Contact person & Data protection note

In case of any questions regarding the accounts payable in the subject area finance and business administration please contact: Mrs. Müller or Mrs. Sacher

Data protection note: With the processing of your invoice, we collect and save personal data. This data will be used for this purpose only and will be deleted after the legal retention periods have expired. In case of any questions regarding data protection, please send your request via mail to datenschutz(at)forst.thueringen.de or to the above mentioned post address with the addition “Data protection” by post.


Routing ID / E-Invoice Regulation

ThüringenForst AöR got assigned to a routing ID by the Thuringian Ministry of Finance. This routing ID is needed to receive electronic invoices. Routing ID: 16505100-0001-86  The Thuringia State Authorities as well as all participating communes and counties are using a joint and central platform for the receipt of invoices. This platform is available since the 27th of November 2019 and can be reached via the following link https://verwaltung.thueringen.de/web/guest/unternehmen. In addition, you can also directly open the following website https://xrechnung-bdr.de. Via this platform, contractors can record their electronic invoices or upload already existing ones. After the successful recording/upload, these invoices are considered as officially submitted and delivered to the recipient.

You can find further information also via https://finanzen.thueringen.de/themen/egovernment/projekte/e-rechnung/


Amtsbezeichnungen / organisation unit names


Der Platzhalter <Dienststelle/Forstamt> in der Rechnungsanschrift ist durch die folgende Amtsbezeichnung zu ersetzen / The placeholder <Dienststelle/Forstamt> in billing adress must be replaced by following organisation unit names:

Forstamt Bad Berka

Forstamt Bad Salzungen

Forstamt Bleicherode-Südharz

Forstamt Erfurt-Willrode

Forstamt Erfurt-Willrode - Wildladen

Forstamt Finsterbergen

Forstamt Frauenwald

Forstamt Gehren

Forstamt Hainich-Werratal

Forstamt Heiligenstadt

Forstamt Heldburg

Forstamt Jena-Holzland

Forstamt Kaltennordheim

Forstamt Leinefelde

Forstamt Marksuhl

Forstamt Neuhaus

Forstamt Neustadt

Forstamt Oberhof

Forstamt Saalfeld-Rudolstadt

Forstamt Schleiz

Forstamt Schmalkalden

Forstamt Schönbrunn

Forstamt Sondershausen

Forstamt Sonneberg

Forstamt Weida

Forstbaumschule Breitenworbis

Forstliches Bildungszentrum Gehren

Forstliches Forschungs- u. Kompetenzzentrum Gotha

Inspektion Nord

Inspektion Ost

Inspektion Süd

Jugendwaldheim Bergern

Jugendwaldheim Gera-Ernsee

Jugendwaldheim Rathsfeld

Maschinenstützpunkt Gehren

Maschinenstützpunkt Hohenebra

SG 1.1 - Personal, Organisation, Aus-/ Fortbildung

SG 1.2 - Recht, Innerer Dienst, Bauunterhalt

SG 1.3 - Finanz- und Betriebswirtschaft

SG 1.4 - Liegenschaften, Gutachten

SG 1.5 - Neue Geschäftsfelder

SG 1.6 - Sicherungssysteme, Organisationsentwicklung

SG 2.1 - Waldbau, Jagd, Fischerei

SG 2.2 - Waldarbeit, Technik

SG 2.3 - Holzmarkt, Logistik

SG 3.1 - Hoheit, Dienstleistung, Waldpädagogik

SG 3.3 - Forstförderung, Forstliche Zusammenschlüsse

SG 3.4 - Waldnaturschutz, Schutzgebiete

Stabsstelle Controlling

Stabsstelle Arbeitssicherheit

Stabsstelle Interne Revision

Stabsstelle Kommunikation, Medien

Vorstand Zentrale