Zentraler Rechnungseingang

Mit dem Ziel, bestehende Prozesse effizienter zu gestalten, Rechnungsdurchläufe zu verkürzen und dem technischen Fortschritt Rechnung zu tragen, führt ThüringenForst zum 01.09.2019 ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ein. Dies bedingt auch eine Umstellung des bisherigen Verfahrens der dezentralen Rechnungsannahme auf einen zentralen Rechnungseingang.

Einheitliche Rechnungsanschrift

Ab dem 01.09.2019 gilt daher für alle Rechnungsdokumente, die an die Landesforstanstalt gerichtet werden, folgende einheitliche Rechnungsanschrift:

ThüringenForst AöR
Zentraler Rechnungseingang
<Dienststelle/Forstamt>
Hallesche Straße 16
99085 Erfurt

Bitte versenden Sie als Rechnungssteller in Ihrem eigenen Interesse für eine zügige Bearbeitung Rechnungsdokumente nicht mehr an die gewohnten Adressen sondern an die vorstehend genannte Rechnungsanschrift. Unsere Dienststellen sind angehalten, ab dem 01.09.2019 keine Eingangsrechnungen mehr anzunehmen, da sie dort nicht weiterverarbeitet werden können. Für alle anderen Dokumente bzw. Korrespondenz nutzen Sie bitte weiterhin die bekannten Anschriften.

Zuordnung zu einer Organisationseinheit

Den Platzhalter in der Rechnungsanschrift ersetzen Sie bitte durch die Ihnen bekannte Amtsbezeichnung (ZentralerRechnungseingang.pdf). Dieser Platzhalter dient dazu, Ihre Rechnung der entsprechenden Organisationseinheit zuzuordnen, welche die Leistung empfangen hat und auch prüft.

Zur automatisierten Erkennung der Lieferanten trägt auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei. Sofern vorhanden, vermerken Sie diese bitte ebenfalls auf Ihrer Rechnung.

Gesetzliche Anforderungen

Bitte beachten Sie auch weiterhin die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung lt. §14 UStG. Sollten diese Pflichtangaben bei Eingangsrechnungen fehlen, weisen wir darauf hin, dass unvollständige oder fehlerhafte Pflichtangaben in letzter Konsequenz dazu führen, dass die fehlerhafte Eingangsrechnung ohne weitere Bearbeitung zum Leistungserbringer mit der Bitte um Korrektur zurückgesendet wird.

Inhaltliche Anforderungen

Die Rechnungen müssen ebenfalls einen Bezug zum Auftrag enthalten. Bitte geben Sie für eine beschleunigte Zuordnung die Auftrags- oder Vertragsnummer, Lieferschein-Nr., den Namen des Bestellers oder Ansprechpartners und/oder ein sonstiges mit der Dienststelle vereinbartes Merkmal im Rechnungstext an.

Elektronische Rechnung

Für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungsdokumenten haben wir ebenfalls eine einheitliche E-Mail-Adresse eingerichtet. Wir akzeptieren elektronische Rechnungen, sofern diese nachstehende Bedingungen erfüllen. Bitte senden Sie elektronische Rechnungen ebenfalls ab dem 01.09.2019 an:

rechnung@forst.thueringen.de

und beachten Sie dabei folgendes:

  • die Rechnung muss zwingend PDF-Format haben

  • nur eine Rechnung pro E-Mail

  • die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten

  • eventuelle Rechnungsanlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail als eigene PDF-Datei mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen übersandt werden

  • keine postalische Nachsendung des Originals

Ansprechpartner:
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Kreditorenbuchhaltung im Sachgebiet Finanz- und Betriebswirtschaft:

Frau Müller (Tel.: 0361 3789837) oder Herr Hartmann (Tel.: 0361 3789839)

Hinweis zum Datenschutz:
Mit dem Verarbeiten Ihrer Rechnung erheben und speichern wir personenbezogene Daten. Diese werden nur für diesen Zweck verarbeitet und nach dem Wegfall gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Sollten Sie Fragen zum Thema Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@forst.thueringen.de oder postalisch an oben benannte Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutz“.

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